Indkøbere

Øget medarbejder-interesse i hospitalets indkøb

Regionshospitalet Gelderse Vallei har 400 senge og 3.000 ansatte. I indkøbsafdelingen er Remco Lagerweij (senior indkøber) og Youssef Razza (kontraktansvarlig) involveret i implementeringen af hospitalets kontraktstyring.

"Der var et ønske om at få de ansatte mere involveret i indkøbsprocessen, og der var også et ønske om at gøre processen mere gennemsigtig for hele organisationen.”, indleder Remco. ”Det kan nogle gange være svært at indføre eller udvikle nye tiltag. Der er begrænset tid, eller folk synes, det er ubelejligt at udføre opgaver på en ny måde. Indkøbsafdelingen er begyndt at arbejde på en anden måde, så den hænger tættere sammen med kundernes behandlingsforløb."

Grundlaget for indkøbsafdelingen er gennemsigtighed, mener Remco og Youssef. ”Med store projekter på hospitaler kan det hurtigt blive uklart hvem, der gør hvad. Det køres gennem e-mails og bliver svært at kontrollere. Du køber varer, men det valg, du i sidste ende træffer, skal være velbegrundet. Medarbejderne kan nu definere krav og ønsker. Herefter vurderer indkøbere disse i Mercells system, hvor det bliver til indkøbsdata. Alle indkøbsbehov er nu centralt tilgængelig for alle involverede. Vi er lykkedes med indkøbsprojektet, og nu gælder det vores kontraktstyring.”

Tidligere var aftaler ikke helt gennemskuelige, og for eksempel lå udløbsfristerne i en Excel-fil, eller vigtige dokumenter blev opbevaret på hard drive. Men en lokal fil er personlig. I Mercells cloud-software kan alle arbejde på samme tid med specifikke rettigheder og roller. Det øger involveringen, gennemsigtigheden og ejerskabet.

Youssef Razza - Kontraktansvarlig på Gelderse Vallei Hospital

Ved yderligere at professionalisere indkøb og kontraktstyring, har indkøbsafdelingen mere styr på sine processer. ”Når man centraliserer indkøbsprocessen, reducerer man skjulte omkostninger. God kontraktstyring forhindrer dig i at blive faktureret forkert. Hvis du betaler alle fakturaer uden spørgsmål, hvis du ikke ved, om prisen svarer til dine aftaler, så misser du dine budgetmål.”

”For så vidt angår kontraktstyring, holder vi nu godt øje med en række ting. Hver kontrakt har selvfølgelig en start- og en slutdato. Vi kører derfor rapporter og modtager automatiske meddelelser, før noget udløber, så du kan holde kontrollen og skride til handling, for at underskrive en ny kontrakt. Hvis en faktura er forkert, kan du straks tjekke den i systemet og sammenligne med prisaftalen. Desuden, når et certifikat udløber, modtager leverandøren nu automatisk besked om, at et nyt skal uploades.”

I vores lille team er vi meget forandringsparate

”Fordi vi arbejder med relativt små indkøbsteams med en projektleder, operationel indkøber, assisterende indkøber og senior indkøber, kan vi teste og realisere tingene hurtigere. Vi er meget praktiske og høster fordelene. Det fantastiske er, fordi vi lige er begyndt at gøre dette og bruge indsigt, så bliver du bemærket. Andre afdelinger holder øje med os og er interesserede i, hvordan vi har sat det hele op. Vi ser en kontrakt som et samarbejde mellem afdelingen, vi som indkøbere, og leverandøren. For at gøre dette samarbejde målbart har vi KPI'er, der bliver stadig vigtigere. Det har vi allerede sat op.”

Reduktion af omkostninger med forbrugsanalyser

”Vi har opsat KPI’er inden for en række temaer i vores dashboard. Så hvis der mangler anmeldelser i for eksempel logistik, ser vi det med det samme. Hvis nogen klager over leveringstider, kan vi straks rapportere det og skride til handling. Vi har brug for disse KPI-målinger til vores akkreditering. For akkreditering er det vigtigt, at vi kan påvise, at en leverandør gør og udfører, hvad de lover. De forskellige afdelinger giver os disse leverandøroplysninger." "I sidste ende fører gode resultater til efterligning. Det er selvfølgelig ikke nemt at få alle introduceret til softwaren med det samme. Men så snart vi skaber resultater, udviser folk en interesse. Det samme skete med udbudsmodulet."

”Vi er et regionshospital og har ikke udbudspligt, men vi vil gerne købe ind med modenhed og professtionalisme. For et par år siden vandt vi for eksempel andenpræmien under Mercell Negometrix User Day. Vi vil så vidt muligt følge med i den seneste udvikling inden for vores felt og i vores branche. Vi er et lille team, der laver meget af dette arbejde ved siden af, og vi er stolte på hele hospitalets vegne.

Remco Lagerweij - Senior Indkøber